Travel Management

Atlans aide les entreprises à formaliser et optimiser leur organisation et budget voyages et déplacements

Le monde des Voyages et Déplacements évolue sans cesse (tarification, acteurs, outils, réglementation, sécurité, impact sur l’environnement) et il représente une part grandissante des budgets de fonctionnement. Il est difficile pour les entreprises de se tenir informées de ces changements et de réussir à les interpréter en terme d’organisation, de gestion de budgets et de les traduire simplement vers les voyageurs afin de faire évoluer leurs habitudes d’achats et de voyages. Pour répondre à ces difficultés, nous accompagnons nos clients dans la mise en place de l’organisation la plus pertinente pour eux, basée sur notre expertise indépendante et pointue dans ce domaine. Nos interventions organisées autour de 4 axes visent une maitrise totale de toutes les composantes du programme voyages.

Nous accompagnons l’Association Française des Travel Managers (www.aftm.fr) dans la rédaction de leurs livres blancs* et avons été sélectionnés pour réaliser et animer les deux premiers niveaux du dispositif de formation qualifiante (www.aftm-formation.fr).

Exemples de réalisations

Accompagnement à la sélection et au déploiement d’une agence de voyages Après plus de 15 ans de partenariat avec une agence de voyages, notre client, laboratoire pharmaceutique international souhaitait renouveler son marché de billetterie. Nous avons été sollicités pour l’accompagner dans cette consultation et lui amener toutes les clés d’un déploiement réussi. En 6 mois, nous avons piloté le remplacement de l’agence de voyages et enclenché une nouvelle dynamique visant à responsabiliser les collaborateurs et réaliser des économies d’achats et de structures. Audit de l’organisation voyages  Notre client, entreprise du CAC 40, a toujours laissé à ses entités locales une forte autonomie dans la gestion des voyages (procédure de commande, données de facturation…). Les services centraux et notamment achats ont un rôle de soutien aux utilisateurs. Suite au regroupement des agents de voyages sur un plateau unique, de nombreux disfonctionnements sont apparus dans la gestion opérationnelle des réservations. Ces erreurs ont entrainé une situation de crise aigüe au cours de laquelle de nombreuses entités souhaitaient quitter le prestataire en place. Notre mandat a été de réaliser un audit opérationnel du fonctionnement entre notre client et son agence de voyages incluant notamment les procédures, les outils (Ordre de mission / Note de Frais / Réservation en ligne / Paiement), les organisations, les différentes communications internes et externes ; de préconiser un plan de sortie de crise et d’accompagner à la réalisation et au suivi des actions. Au terme de l’audit, nous avons validé les efforts réalisés par le prestataire, défini une feuille de route tant pour l’agence que pour notre client qui permet aujourd’hui de fluidifier les relations et de gagner en productivité. Autre type de mission :

  • Accompagnement aux consultations aériennes
  • Mise en place d’un programme hôtelier : stratégie, consultation, reporting
  • Sélection et déploiement d’outil de commande et de note de frais
  • Elaboration des reportings spécifiques
  • Gestion d’appel d’offre : location courte durée, agence événementielle, leasers, moyens de paiements…

*Livres blancs AFTM – Profession Travel Manager

Livre Blanc AFTM 2014 – Structurer le Travel Management au sein des PME-PMI (2.05Mo)
 Livre blanc AFTM 2012 – profession Travel Manager – Travel Management et MICE (5.81 Mo)
 Livre blanc AFTM 2011 – profession Travel Manager – Panorama des outils (2.05 Mo)

 Livre blanc AFTM 2010 – profession Travel Manager – Missions et objectifs (7.23 Mo)
 Livre blanc AFTM 2009 – profession Travel Manager – Cartographie (1.31 Mo)