Travel & Mobility Management

Atlans intervient pour structurer, optimiser et piloter les organisations et budgets voyages et déplacements

 

Le monde de la Mobilité évolue sans cesse : transport, hébergement, tarification, fournisseurs, outils, réglementation, sécurité, RSE, canaux de distribution, moyens de paiement…  l’approche de cet écosystème est complexe pour les entreprises et organisations publiques. Une part importante des budgets de fonctionnement est consacrée à ces dépenses. Outre les enjeux économiques, les enjeux sociaux et environnementaux doivent être considérés dans leur globalité.

Il est souvent difficile pour les acteurs de se tenir informés de ces changements et de réussir à les interpréter en terme d’organisation, de gestion de budgets et de les traduire simplement vers les parties prenantes afin de faire évoluer leurs habitudes.

Nous accompagnons nos clients dans la mise en place de l’organisation la plus pertinente pour eux, basée sur notre expertise indépendante et pointue dans ce domaine. Nos interventions organisées autour de plusieurs axes visent une maitrise totale de toutes les composantes du programme voyages et mobilités.

 

 

Nous travaillons aux côtés de l’AFTM (Association Française du Travel Management) depuis 15 ans pour réaliser et animer son dispositif de formations notamment le CAGDP (Certificat d’Aptitude à la Gestion des Déplacements Professionnels), le Reporting du Travel Manager (niveau fondamental et perfectionnement), et des formations spécialisées autour de la Consultation agence de voyages, la Sécurité et la Sûreté, les Solutions d’hébergement et la Digitalisation dans le Travel et Mobility Management. (www.aftm.fr).

Exemples de réalisations

Accompagnement à la sélection et au déploiement d’une agence de voyages Après plus de 15 ans de partenariat avec une agence de voyages, notre client, laboratoire pharmaceutique international souhaitait renouveler son marché de billetterie. Nous avons été sollicités pour l’accompagner dans cette consultation et lui amener toutes les clés d’un déploiement réussi. En 6 mois, nous avons piloté le remplacement de l’agence de voyages et enclenché une nouvelle dynamique visant à responsabiliser les collaborateurs et réaliser des économies d’achats et de structures.

Audit de l’organisation voyages  Notre client, entreprise du CAC 40, a toujours laissé à ses entités locales une forte autonomie dans la gestion des voyages (procédure de commande, données de facturation…). Les services centraux et notamment achats ont un rôle de soutien aux utilisateurs. Suite au regroupement des agents de voyages sur un plateau unique, de nombreux disfonctionnements sont apparus dans la gestion opérationnelle des réservations. Ces erreurs ont entrainé une situation de crise aigüe au cours de laquelle de nombreuses entités souhaitaient quitter le prestataire en place. Notre mandat a été de réaliser un audit opérationnel du fonctionnement entre notre client et son agence de voyages incluant notamment les procédures, les outils (Ordre de mission / Note de Frais / Réservation en ligne / Paiement), les organisations, les différentes communications internes et externes ; de préconiser un plan de sortie de crise et d’accompagner à la réalisation et au suivi des actions. Au terme de l’audit, nous avons validé les efforts réalisés par le prestataire, défini une feuille de route tant pour l’agence que pour notre client qui permet aujourd’hui de fluidifier les relations et de gagner en productivité.

Autre type de mission :

  • Définition de la Stratégie Voyages et Mobilité
  • Accompagnement aux consultations aériennes
  • Mise en place d’un programme hôtelier : stratégie, consultation, reporting
  • Sélection et déploiement d’outil de commande et de note de frais
  • Elaboration des reportings spécifiques
  • Audit prestataires et facturation
  • Gestion d’appels d’offre : location courte durée, agence événementielle, leasers, moyens de paiements…

Livres blancs AFTM (écrits en collaboration avec Atlans)– Profession Travel Manager

Livre Blanc AFTM 2014 – Structurer le Travel Management au sein des PME-PMI (2.05Mo)
 Livre blanc AFTM 2012 – profession Travel Manager – Travel Management et MICE (5.81 Mo)
 Livre blanc AFTM 2011 – profession Travel Manager – Panorama des outils (2.05 Mo)

 Livre blanc AFTM 2010 – profession Travel Manager – Missions et objectifs (7.23 Mo)
 Livre blanc AFTM 2009 – profession Travel Manager – Cartographie (1.31 Mo)

D’autres Livres blancs sont consultables sur le site de l’AFTM.